Unternehmen und vor allem kleine und mittlere Teams müssen in immer kürzeren Zeiträumen eine Vielzahl an Projekten verwalten. Dabei haben alle Projekte, unabhängig von der Größenordnung und Komplexität, eine zentrale Gemeinsamkeit: Es geht immer um die Abarbeitung von Aufgaben. Daher ist ein modernes Aufgabenmanagement die wichtigste Herausforderung im modernen Teammanagement. Die einzelnen Aufgaben definieren sich dabei über die gemeinsame Erreichung eines gesteckten Ziels. Die im Allgemeinen als wichtig erachteten Parameter lassen sich lapidar mit dem Ziel „in time-in budget“ zusammenfassen. Deshalb ist es in Projekten von zentraler Bedeutung, dass Restaufwände und die bisher erbrachten Leistungen so genau und schnell wie möglich zur Verfügung stehen. Diese Daten immer im Blick zu haben ist jedoch meistens nicht ganz einfach.

Aufgabenmanagement mit E-Mail, Excel und Co.
Die meisten Teams müssen für die Bewältigung des täglichen Aufgabenmanagements mit einer Kombination aus Excel-Listen, Zeiterfassungssoftware, Reporting-Tools, E-Mail und Protokollen zurechtkommen. Hier wird schnell klar, dass der Aufwand um alle Informationen aus verschiedenen Quellen zu vereinen enorm hoch ist. Ein nachvollziehbares Aufgabenmanagement kann so kaum stattfinden, denn die Teammitglieder müssten ständig alle Informationen und Daten mit den anderen Projektbeteiligten abgleichen.

E-Mail und modernes Aufgabenmanagement?
In der Praxis setzen viele Unternehmen immer noch auf ihre bewährten Prozesse, da Sie in modernen Enterprise 2.0 Tools keinen wirklichen Mehrwert erkennen. Andere Unternehmen gehen schon heute einen radikalen Weg: So will der IT-Dienstleister Atos Origin beispielsweise die internen Mails vollständig verbannen und innerhalb von 18 Monaten auf interne Social Networks á la Facebook und Twitter umsteigen Doch was ist die richtige Strategie?

Der Mehrwert von modernem Aufgabenmanagement
In der Vergangenheit hat sich gezeigt, dass Enterprise 2.0-Themen mehr als nur einen technischen Wandel darstellen und vor allem die Kultur der internen Kommunikation verändert werden muss. Im Endeffekt muss Enterprise 2.0 im Unternehmen gelebt werden, um einen echten Mehrwert zu erzeugen. Aufgabenmanagement heißt nicht nur Aufgaben zu delegieren, Termine und Plandaten festzulegen und diese jedem zugänglich zu machen, sondern bedeutet ebenso, dass ein Wissensaustausch stattfinden muss. Ein großer Vorteil, den Enterprise 2.0 Tools hier bieten, ist die zentrale Speicherung eben dieses Wissens direkt bei der zu erledigenden Aufgabe. Somit sind alle Plandaten, Aufwände, Meilensteine und Dokumente zentral gespeichert und für das gesamte Team jederzeit abrufbar.

Konservieren von Wissen auch nach Abschluss eines Projektes
Durch die Speicherung aller relevanten Themen direkt innerhalb der Projekte und Aufgaben wird der zweite große Mehrwert im nachhaltigen Aufgabenmanagement erzeugt: Wie zu Beginn des Beitrags bereits erwähnt, arbeiten viele Unternehmen noch mit vielen verschiedenen Tools, welche in jedem Projekt erneut aufeinander abzustimmen sind. Wo bleibt dieses Wissen aber, wenn das Projekt abgeschlossen ist oder ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? Was passiert mit Know-How von externen Mitarbeitern, die nur temporär Teil eines Projektes waren? Diese Kenntnisse und Erfahrungen gehen dem Unternehmen mit Ende des Projektes verloren.

Transparenz im Teammanagement
Auch Kunden wünschen sich heute immer mehr Transparenz von den Unternehmen, denen die Projekte anvertraut werden. Aber wie soll Transparenz entstehen, wenn sogar der Teamleiter nur ungenügend über das aktuelle Stadium des Projektes informiert ist? Modernes Aufgabenmanagement macht es möglich, ohne zusätzlichen Zeitaufwand auch Kunden in Projekte einzubinden und Ihnen somit die Sicherheit zu geben, jederzeit auf dem aktuellsten Stand der Dinge zu sein. Das schafft Vertrauen bei Kunden, gibt Ihnen die Möglichkeit jederzeit Wünsche, Lob oder Kritik zu äußern und vermeidet unnötige Diskussionen am Ende eines Projektes über Zeiten und Budgets.

Der kommende Standard im Aufgabenmanagement
Es ist nicht die Frage ob, sondern wann Aufgabenmanagement mit Hilfe von modernen Enterprise 2.0 Lösungen in Unternehmen umgesetzt wird. Kaum ein Unternehmen, dass wettbewerbsfähig bleiben will, kommt in Zukunft ohne neue Lösungen und Prozesse zum effektiven Aufgabenmanagement aus. Sie bieten im Gegensatz zu den bisher verwendeten „Einzel-Lösungen“ einen echten Mehrwert und hängen E-Mail, Excel und Co. schon seit langem ab. Dabei vereinen Enterprise 2.0-Tools nicht nur viele andere Anwendungen in einer einzigen Plattform, sie schaffen auch neue Möglichkeiten des Wissensaustauschs und der Wissensspeicherung. Durch den Einsatz eines Tools wie Social PM zum Aufgaben- und Projektmanagement entwickelt sich eine zentrale Wissen- und Kommunikationsplattform im Unternehmen.